PDF-Dateien erstellen mit gFM-Business free und Light.

Seit Version 1.6.2 verfügen gFM-Business free und Light wie die gesamte gFM-Business-Softwarelinie über ein optimiertes Drucksystem mit integrierter Druckerverwaltung. Der Druckvorgang wurde mit dem neuen Drucksystem deutlich vereinfacht, da nach Auswahl aller Druckoptionen und Wahl des gewünschten Druckers kein weiterer Druckdialog von FileMaker mehr erscheint. Dies hat jedoch zur Folge, dass unter Mac OS X im Druckdialog nicht mehr die Option [Als PDF speichern] ausgewählt werden kann. Die manuelle Erstellung von PDF-Dateien ist somit im Rahmen des optimierten Drucksystems nicht mehr möglich. Auf einem anderen Weg lassen sich PDF-Dateien jedoch sehr wohl auch aus gFM-Business free und Light erstellen. Im folgenden Artikel zeigen wir, wie Sie auch aus den Runtime-basierten Einzelplatzversionen unter Mac OS X (und Windows) PDF-Dateien erstellen können, die beim Ausdrucken automatisch in einem bestimmten Verzeichnis gespeichert werden.

PDF-Druckertreiber „CUPS-PDF“

Als ersten Schritt benötigen wir einen PDF-Druckertreiber, der später in der Druckerauswahl von gFM-Business erscheinen soll. Hierfür verwenden wir die kostenlos erhältliche Software CUPS-PDF, die unter folgender URL heruntergeladen werden kann:

Die in diesem Artikel verwendete Version ist CUPS-PDF 2.6.1 Installer.pkg. Doppelklicken Sie nach dem Download das Installer-Paket und installieren CUPS-PDF auf Ihrem Mac. Die Installation erfolgt bequem über einen Assistenten, der Sie durch die Einrichtung von CUPS-PDF auf Ihrem Mac begleitet. Unter Mac OS X 10.10 und später verwenden Sie bitte das Programm PDFwriter for Mac, das ebenfalls kostenlos heruntergeladen werden kann. Die Einrichtung des PDFwriter for Mac ist weitgehend identisch mit der Einrichtung von CUPS PDF.

Einrichtung des CUPS-PDF-Druckers

Wechseln Sie nun in die Systemeinstellungen auf Ihrem Mac und wählen Sie das Kontrollfeld Drucker aus. Klicken Sie unten links auf das Symbol [+], um einen neuen Drucker im System einzurichten.

In der folgenden Dialogbox erscheint nun automatisch unter dem Register [Standard] der Drucker „CUPS-PDF“. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Hinzufügen], um den Drucker in Ihrem System hinzuzufügen.

Der Drucker „CUPS-PDF“ steht nach Klick auf die Schaltfläche [Hinzufügen] auf Ihrem System zur Verfügung. Der Drucker kann nun in allen Anwendungen genutzt werden, um PDF-Dateien des Ausdrucks in einem bestimmten Verzeichnis zu erstellen.

Einrichten von CUPS-PDF in gFM-Business

Öffnen Sie gFM-Business free oder gFM-Business Light und wählen Sie den Menüpunkt

Einstellungen > Vorgaben > Geräte.

Aktualisieren Sie die Geräteauswahl durch Klick auf die entsprechende Schaltfläche am oberen rechten Rand des Portals Installierte Drucker und Standarddrucker. Daraufhin erscheint CUPS-PDF als auswählbarer Drucker in gFM-Business. Bitte beachten Sie, dass CUPS-PDF nicht zwingend als Standarddrucker definiert werden muss – Sie können selbstverständlich problemlos ihren gewünschten Drucker als Standard definieren, der bei Aufruf des Popovers Drucken in gFM-Business automatisch als Drucker eingetragen wird.

Möchten Sie nun ein Dokument als PDF-Datei speichern, können Sie auf gewohntem Weg das Dokument drucken und wählen im Popover Drucken den Drucker CUPS-PDF aus.

Nach Klick auf die Schaltfläche [Drucken] erzeugt CUPS-PDF automatisch eine PDF-Datei und legt sie im voreingestellten Verzeichnis ab. Das Verzeichnis ist auf Mac OS X Computern mit Standardkonfiguration zu finden unter

Macintosh HD/Benutzer/Für alle Benutzer/CUPS-PDF/IhrBenutzername

Alle PDF-Dateien legt CUPS-PDF automatisch im Benutzerverzeichnis des oben gezeigten Verzeichnisses CUPS-PDF ab. Die Dateinamen der PDF-Dateien werden dabei automatisch durchnummeriert und können bei Bedarf umbenannt werden.

PDF-Dateien erstellen unter Windows

Da Windows bis heute im Standard-Lieferumfang PDF-Dateien weder lesen noch erstellen kann, gibt es unter Windows eine Vielzahl an PDF-Druckertreibern wie z.B. PDFCreator oder BullZip PDF-Creator Free. Die Vorgehensweise unter Windows ist nahezu identisch mit der Vorgehensweise unter Mac OS X: Zunächst wird der PDF-Druckertreiber im System installiert, der dann in gFM-Business als Drucker eingerichtet wird und anschließend im Druck-Popover ausgewählt werden kann.

Unterschiede zur PDF-Erstellung in gFM-Business Professional

Alle Einzelplatzversionen von gFM-Business basieren auf einer FileMaker 13 Runtime-Engine, die seitens FileMaker die Erstellung von PDF-Dateien sowie die Darstellung von nativen FileMaker-Diagrammen nicht unterstützt. Aus diesem Grund müssen PDF-Dateien mit gFM-Business free und Light mit dem oben beschriebenen Weg manuell erzeugt werden.

gFM-Business Professional benötigt für den Einsatz eine Lizenz von FileMaker Pro 13 und unterstützt damit die vollautomatische Erstellung von PDF-Dateien für alle gedruckten Dokumente und Belege. Alle PDF-Dateien werden dabei automatisch in konfigurierbaren Verzeichnissen abgelegt und können direkt aus gFM-Business heraus geöffnet oder per E-Mail versendet werden. Auch mit einem Scanner erfasste Dokumente oder Belege werden automatisch in individuell einstellbaren Ordnern als PDF-Datei archiviert und können ebenfalls direkt aus gFM-Business heraus geöffnet oder per E-Mail versendet werden.

gFM-Business Professional ist in verschiedenen Konfigurationen und als vergünstigte Produktbundles im goFileMaker Onlineshop erhältlich.